Formular 5472 verspätet eingereicht

Wenn Sie gerade gemerkt haben, dass ein Jahr fehlt

Die Situation ist häufiger, als der Ton mancher Verkaufstexte vermuten lässt. Die LLC wurde gegründet, im ersten Jahr war alles frisch und wurde erledigt, im zweiten Jahr dachte niemand daran. Oder die Gründungsagentur hat die Bundesmeldung nie erwähnt, weil sie nur den Bundesstaat betreut.

Der erste Reflex ist meist Panik, ausgelöst von der Zahl 25.000. Der zweite Reflex ist Abwarten, in der Hoffnung, dass eine ruhende Gesellschaft ohnehin niemandem auffällt. Beide Reflexe helfen nicht weiter.

Nützlich ist ein sachlicher Blick auf drei Dinge: was die Anweisungen beschreiben, wie das Verfahren tatsächlich anläuft, und welche Handlungsmöglichkeiten Ihnen bleiben. In dieser Reihenfolge.

Hilfreich ist als Erstes eine trockene Bestandsaufnahme auf einem Blatt Papier. Seit wann besteht die Gesellschaft, für welche Steuerjahre wurde etwas eingereicht, wo liegen die Nachweise dafür, und ist in der Zwischenzeit Post vom IRS eingegangen. Diese vier Zeilen entscheiden darüber, ob Sie einen Formularrückstand haben oder ein laufendes Verfahren. Das sind zwei verschiedene Lagen mit verschiedenen nächsten Schritten.

Der Sanktionsrahmen, wie der IRS ihn beschreibt

Drei Details an dieser Tabelle sind wichtig. Erstens gilt der Betrag je Formular und je Steuerjahr. Bei mehreren offenen Jahren addiert sich der beschriebene Rahmen entsprechend. Zweitens knüpft er nicht an einen Gewinn an. Eine untätige Gesellschaft steht in derselben Größenordnung wie eine mit Umsatz.

Drittens ist die zweite Stufe an eine förmliche Fristsetzung gekoppelt. Sie tritt nicht ein, weil Zeit vergeht, sondern weil eine gesetzte Frist verstreicht. Das ist der Punkt, an dem Untätigkeit teuer wird und an dem sich Handeln am deutlichsten auszahlt.

Zur Einordnung gehört auch, was in den Anweisungen nicht steht. Es gibt dort keine Staffelung nach Größe der Gesellschaft, keinen Nachlass für den ersten Verstoß und keine Bagatellgrenze für kleine Vorgänge. Wer aus dem deutschen Recht eine Verhältnismäßigkeitsprüfung erwartet, findet sie an dieser Stelle nicht ausdrücklich beschrieben.

Was in der Praxis passiert und was nicht

Ein häufiges Missverständnis lautet, mit dem 16. April sei ein Betrag fällig und werde vom Konto verlangt. So läuft es nicht. Es gibt ein Verfahren, und dieses Verfahren beginnt in der Regel damit, dass Post an die Adresse geht, die der IRS zu der Gesellschaft gespeichert hat.

Daraus folgt ein praktischer Punkt, der oft untergeht: Die Adresse muss erreichbar sein. Wenn Post an eine aufgegebene Anschrift oder an einen Weiterleitungsdienst geht, den niemand mehr prüft, verstreichen Fristen unbemerkt. Genau so entstehen die Fälle, in denen die zweite Stufe erreicht wird, obwohl der Inhaber nie etwas gelesen hat.

Umgekehrt gilt: Es gibt keine Bestätigung, dass alles in Ordnung ist. Für diese Meldung verschickt der IRS keine Annahmemitteilung. Stille bedeutet weder Zustimmung noch Ablehnung. Sie bedeutet Stille.

Ein weiterer nüchterner Punkt: Die Bearbeitungszeiten beim IRS sind lang. Aus Ruhe im ersten Jahr folgt deshalb nicht, dass ein Vorgang abgeschlossen ist. Wer daraus Sicherheit ableitet, verwechselt eine Warteschlange mit einer Entscheidung.

Die Möglichkeit, Gründe darzulegen

Die Anweisungen zum Formular kennen den Fall, dass eine Abgabe verspätet erfolgt, und sehen vor, dass dafür Gründe dargelegt werden können. Im US-Sprachgebrauch fällt dafür der Begriff reasonable cause. Was darunter im Einzelfall trägt, ist eine Frage der Umstände und der Darstellung.

Wir bewerten diese Aussichten nicht und schreiben keine Begründungen. Das wäre eine Einschätzung mit rechtlichem Charakter, und dafür sind wir nicht der richtige Anbieter. Wenn Ihr Fall eine solche Darlegung braucht, brauchen Sie eine CPA-Praxis oder einen auf US-Steuerrecht ausgerichteten Anwalt.

Was wir aus der Aktenlage vieler Fälle sagen können, ist eine schlichte Beobachtung: Eine Darlegung wirkt nur zusammen mit einer eingereichten Meldung. Wer erklärt, warum etwas fehlt, und es weiterhin fehlen lässt, hat den schwächsten Stand.

Warum verspätet fast immer besser ist als nie

Für eine verspätete Abgabe sprechen mehrere nüchterne Punkte. Sie beendet den Zustand des Fehlens für das betroffene Jahr. Sie schafft die Grundlage für jede Argumentation, die Sie oder eine Kanzlei später führen wollen. Und sie verhindert, dass Sie überhaupt in die Nähe der zweiten Stufe geraten, die an eine verstrichene Fristsetzung anknüpft.

Dagegen spricht in der Praxis fast nur ein Gedanke, und er hält der Prüfung nicht stand: die Hoffnung, unbemerkt zu bleiben. Eine LLC ist beim Bundesstaat registriert, hat eine EIN, taucht bei Banken und Zahlungsdienstleistern auf und wird in Datenbanken geführt. Auf Unsichtbarkeit zu setzen, ist keine Planung.

Es gibt Fälle, in denen die Reihenfolge klug gewählt werden sollte, etwa wenn schon Post vom IRS im Haus ist oder wenn mehrere Jahre und mehrere Gesellschaften betroffen sind. Dann ist ein kurzer Blick von jemandem sinnvoll, der vertreten darf, bevor irgendetwas versendet wird.

Eine Nebenwirkung wird häufig unterschätzt: Wer die offenen Jahre schließt, kann wieder normal wirtschaften. Banken, Zahlungsdienstleister und Käufer eines Geschäftsbetriebs fragen nach der Einreichungslage, und ein Rückstand ist an dieser Stelle ein handfestes Hindernis. Der Wert einer nachgeholten Meldung liegt also nicht allein im Verhältnis zum IRS.

Mehrere offene Jahre

Punkt vier ist die einzige Stelle, an der Sie eventuell externe Hilfe brauchen, die über eine Formularerstellung hinausgeht. Alles andere ist handwerkliche Arbeit, die sich planen lässt.

Ein Hinweis zur Reihenfolge: Es gibt keinen Grund, mit dem ältesten Jahr zu warten, bis das jüngste erledigt ist. Die Pakete sind voneinander unabhängig und können zusammen auf den Weg gehen.

1. Feststellen, für welche Steuerjahre die Gesellschaft bestanden hat und welche davon offen sind.
2. Prüfen, ob Post vom IRS vorliegt, auch bei Weiterleitungsdiensten und alten Adressen.
3. Unterlagen je Jahr getrennt zusammenstellen, weil jedes Jahr ein eigenes Formularpaket ist.
4. Entscheiden, ob eine Darlegung von Gründen sinnvoll ist, und diese Frage vor dem Versand klären.
5. Die Pakete für die offenen Jahre erstellen, unterschreiben und versenden.
6. Für jedes Jahr Sendenachweis und vollständige Kopie ablegen.
7. Das laufende Jahr in den Kalender nehmen, damit die Lücke nicht sofort wieder entsteht.

Was Sie in dieser Lage besser nicht tun

Erstens keine Rückdatierung. Ein Paket mit einem Datum zu versehen, das nicht dem Sendetag entspricht, macht aus einem Versäumnis ein zweites Problem. Datieren Sie auf den Tag, an dem Sie unterschreiben, und bewahren Sie den Sendenachweis dazu auf.

Zweitens keine Erklärungen ins Blaue. Ein selbst formulierter Begleitbrief, der Gründe darlegen soll, ohne dass jemand die Rechtslage geprüft hat, kann Angaben enthalten, die Ihnen später vorgehalten werden. Wenn eine Darlegung sinnvoll ist, sollte sie von jemandem stammen, der die Folgen einschätzen kann.

Drittens keine Auflösung der Gesellschaft in der Hoffnung, dass sich das Thema damit erledigt. Eine geschlossene LLC beendet nicht rückwirkend Pflichten aus den Jahren, in denen sie bestand. Wer die Gesellschaft ohnehin beenden will, sollte die Abfolge planen und nicht mit der Auflösung beginnen.

Viertens nicht auf Foren verlassen. Zu diesem Thema kursieren Beiträge, in denen Betroffene über Verfahren berichten, die anders lagen als ihr eigenes. Solche Berichte sind interessant, aber sie sind keine Grundlage für eine Entscheidung über einen fünfstelligen Betrag.

Was wir übernehmen und was nicht

Wir erstellen Formular 5472 mit der zugehörigen Pro-forma Form 1120, also dem Formularmantel ohne Steuerberechnung, für zurückliegende Jahre und reichen die Pakete ein. Der Preis liegt bei 150 EUR je Steuerjahr, unabhängig davon, wie alt das Jahr ist. Sie erhalten für jedes Jahr eine Übermittlungsbestätigung mit Datum und Versandweg.

Nicht zu unserem Angebot gehören: eine Vertretung gegenüber dem IRS, das Verfassen von Begründungsschreiben, eine Einschätzung Ihrer Erfolgsaussichten und jede Form von Steuer- oder Rechtsberatung. Diese Grenze ziehen wir bewusst und nennen sie vorher, nicht im Kleingedruckten.

Wenn bereits ein Betrag festgesetzt wurde oder eine Fristsetzung läuft, ist eine Formularerstellung nicht das, was Sie zuerst brauchen. Suchen Sie in diesem Fall eine Kanzlei, die Sie vertreten kann. Wir sagen Ihnen das auch dann, wenn es uns einen Auftrag kostet.