Formular 5472 im Gründungsjahr

Warum das erste Jahr das dichteste ist

Die verbreitete Annahme lautet: Im ersten Jahr läuft das Geschäft noch nicht, also gibt es nichts zu melden. Das Formular 5472 fragt aber nicht nach Geschäft, sondern nach Vorgängen zwischen der Gesellschaft und Personen, die ihr nahestehen. Und genau die häufen sich bei einer Gründung.

Sie zahlen Geld auf das neue Konto ein. Sie bezahlen die Gründungsgebühr des Bundesstaats. Sie beauftragen einen Registered Agent und bezahlen ihn, meistens von der privaten Karte, weil das Geschäftskonto noch nicht existiert. Drei Vorgänge, bevor der erste Kunde von der Firma gehört hat.

Das Gründungsjahr ist deshalb eher das Gegenteil eines Freijahrs. Es ist das Jahr mit der höchsten Dichte an Zahlungen zwischen Ihnen und der LLC, und diese Zahlungen sind der Gegenstand der Meldung.

Die Vorgänge, die bei fast jeder Gründung anfallen

Der Unterschied, auf den es ankommt, ist nicht der Betrag, sondern das Konto. Hat die LLC selbst von ihrem eigenen Konto bezahlt, ist das ein Geschäft mit einem fremden Dienstleister. Haben Sie privat bezahlt, hat eine nahestehende Person Aufwendungen der Gesellschaft getragen.

Im Gründungsjahr fällt fast alles in die zweite Gruppe, weil das Geschäftskonto meistens erst existiert, wenn die Gesellschaft gegründet und die EIN vergeben ist. Wer diese privaten Belastungen nicht mitschreibt, kann die erste Meldung später nicht vollständig aufstellen.

Erstattet die LLC Ihnen einen solchen Betrag später zurück, ist auch die Rückerstattung ein Vorgang, diesmal in die andere Richtung. Halten Sie beide Bewegungen mit Datum fest, statt sie gedanklich zu verrechnen. Das Formular fragt nach Beträgen je Kategorie und Richtung, nicht nach einem Saldo am Jahresende.

• Die Einlage, mit der das Geschäftskonto eröffnet wurde.
• Die Gründungsgebühr des Bundesstaats, wenn Sie sie privat bezahlt haben.
• Die Jahresgebühr des Registered Agent aus dem Gründungsjahr.
• Honorar einer Gründungsagentur, soweit von Ihnen privat getragen.
• Domain, Firmen-Mailkonto oder Buchhaltungstool, privat bezahlt.
• Erste Entnahmen, wenn schon Geld hereinkam.

Das verkürzte erste Steuerjahr

Ein Steuerjahr ist nicht automatisch ein Kalenderjahr. Das erste Steuerjahr einer LLC beginnt mit ihrer Existenz und endet, bei kalenderjahrgleicher Ausrichtung, am 31. Dezember desselben Jahres. Wer im März gründet, hat ein erstes Steuerjahr von rund zehn Monaten.

Für das Formular hat das zwei Folgen. Erstens tragen Sie im Trägerformular Beginn und Ende dieses verkürzten Zeitraums ein, nicht den 1. Januar. Zweitens erfassen Sie nur die Vorgänge aus diesem Zeitraum.

Das klingt kleinlich, ist aber die Stelle, an der Selbsteinreichungen im ersten Jahr am häufigsten auffallen. Ein Paket mit dem Zeitraum 1. Januar bis 31. Dezember für eine im September gegründete Gesellschaft passt nicht zu dem, was der IRS über diese Gesellschaft in seinen Systemen hat.

Wann die erste Meldung fällig ist

Die Tabelle zeigt den Punkt, der zugleich beruhigt und schadet: Nach der Gründung haben Sie Zeit. Wer im Februar gründet, hat vierzehn Monate, bis die erste Meldung fällig wird. Genau diese Ruhe ist der Grund, warum das erste Jahr so oft vergessen wird.

Fällt der 15. April auf ein Wochenende oder einen US-Feiertag, verschiebt sich der Termin nach der allgemeinen Regel auf den nächsten Werktag. Formular 7004 verlängert die Zeit zum Einreichen im Allgemeinen bis 15. Oktober; die Pflicht selbst beseitigt es nicht.

Beachten Sie außerdem, dass die Frist an das Steuerjahr gebunden ist und nicht an den Tag der Gründung. Wer im November gründet, hat deshalb keinen Vorlauf von zwölf Monaten, sondern von rund fünf. Das ist der Grund, warum Neugründungen aus dem Herbst bei uns die häufigsten Kurzfristfälle im April sind.

Der Sonderfall Dezembergründung

Eine Gründung im Dezember erzeugt ein Steuerjahr von wenigen Wochen. Inhaltlich passiert darin fast nichts: eine Einlage, vielleicht eine Gebühr. Trotzdem ist es ein Steuerjahr, und die IRS-Anweisungen sehen dafür grundsätzlich eine eigene Meldung vor.

Die Folge ist unangenehm: Für zwei Wochen Existenz kann ein Paket fällig sein, und im April desselben Termins ist zugleich das erste vollständige Jahr in Sicht. Wer im Dezember gründet, hat es also mit zwei Steuerjahren zu tun, die kurz hintereinander abzuarbeiten sind.

Ob daraus ein Argument für eine Gründung im Januar folgt, ist eine Frage der Planung, die wir nicht beantworten. Wenn im Dezember gegründet wurde, ist der praktische Umgang jedenfalls klar: das kurze Jahr mitnehmen und nicht überspringen.

Was Sie im Gründungsjahr mitschreiben sollten

Der zweite Schritt spart die meiste Arbeit. Eine Liste, die im Gründungsmonat begonnen wurde, ist in zwanzig Minuten fertig. Dieselbe Liste vierzehn Monate später aus Kreditkartenabrechnungen zu rekonstruieren, kostet einen Abend.

Halten Sie außerdem fest, in welcher Währung Sie bezahlt haben. Für die Meldung wird in US-Dollar umgerechnet, und im Nachhinein ist die Frage nach dem Kurs unangenehmer als im Moment der Zahlung.

1. Gründungsdatum aus der Urkunde notieren. Es ist der Beginn des ersten Steuerjahrs.
2. Jede Zahlung für die LLC von privaten Konten und Karten sofort in eine Liste eintragen, mit Datum, Betrag und Zweck.
3. Datum und Betrag der Einlage auf das Geschäftskonto festhalten.
4. Kontoauszüge des Geschäftskontos ab dem ersten Tag monatlich als PDF sichern.
5. Belege der Gründungsagentur und des Registered Agent ablegen.
6. Den 15. April des Folgejahres in den Kalender eintragen, mit Vorlauf im Februar.

Ohne EIN keine erste Meldung

Die Meldung identifiziert die Gesellschaft über ihre EIN. Wer im Gründungsjahr keine beantragt hat, kann das Paket im April nicht sauber einreichen und muss zuerst die Nummer besorgen.

Deshalb raten wir bei Neugründungen dazu, die EIN nicht aufzuschieben. Die Beantragung ohne SSN läuft über Fax oder Post, und die Bearbeitung beim IRS braucht Wochen. Wer im März damit anfängt und im April melden möchte, hat sich einen unnötigen Engpass gebaut.

Wenn Ihre LLC schon länger existiert und noch keine EIN hat, sind meistens auch Meldejahre offen. Das ist unangenehm, aber lösbar. Der Weg führt über die Nummer und dann über die Jahre in ihrer Reihenfolge.

Erste Meldung und EIN zusammen erledigen

Bei einer Neugründung fallen beide Aufgaben ohnehin an: die Nummer jetzt, die erste Meldung im April. Deshalb gibt es EIN und erste Jahresmeldung zusammen für 200 EUR. Eine Erfassung, ein Vorgang, zwei Einreichungen.

Danach wiederholt sich die Meldung, solange die Voraussetzungen vorliegen. Im Abo kostet sie 150 EUR pro Jahr; wir melden uns im Vorlauf, fragen nach den Änderungen und reichen ein. Der IRS erhebt für beide Einreichungen selbst 0 USD.

Was wir nicht leisten, ist Steuer- oder Rechtsberatung. Ob in Ihrem Fall eine Pflicht besteht, hängt von Ihrem Sachverhalt ab; maßgeblich sind die jeweils aktuellen IRS-Anweisungen.