Ist Formular 5472 wie der deutsche Jahresabschluss?

Warum der Vergleich naheliegt

Wer in Deutschland, Österreich oder der Schweiz jemals eine Kapitalgesellschaft geführt hat, hat ein festes Bild davon, was eine Jahrespflicht ist. Nach dem Geschäftsjahr kommt der Abschluss, der Abschluss geht an die Steuerberatung, die Steuerberatung erledigt Bilanz, Erklärungen und Offenlegung. Das ist ein eingeübter Ablauf mit klaren Rollen.

Wenn dann ein US-Formular auftaucht, das ebenfalls jährlich fällig ist, greift dieses Bild automatisch. Das ist kein Denkfehler, sondern ein sinnvoller erster Zugriff. Formular 5472 ist tatsächlich die wiederkehrende Pflicht Ihrer US-Gesellschaft auf Bundesebene.

Nur trägt der Vergleich nicht weit. Er beschreibt richtig, wann etwas fällig ist, und beschreibt falsch, was zu tun ist, wer es tun darf, wohin es geht und was bei Untätigkeit passiert. Genau diese vier Punkte machen den Unterschied zwischen einer halben Stunde Arbeit und einem echten Problem.

Wo der Vergleich trägt

Drei Gemeinsamkeiten sind belastbar. Erstens die Jährlichkeit: Die Pflicht wiederholt sich, solange die Voraussetzungen vorliegen, und niemand fragt, ob im Betrieb etwas los war. Zweitens der feste Stichtag: Bei einem Steuerjahr, das dem Kalenderjahr folgt, liegt der Termin grundsätzlich auf dem 15. April des Folgejahres, mit Verlängerung im Allgemeinen auf den 15. Oktober.

Drittens die Ernsthaftigkeit. Beide Systeme kennen Sanktionen für Untätigkeit, und beide setzen sie durch. Wer den Vergleich in diesem Punkt zieht, liegt richtig und wird sich entsprechend verhalten.

Ab hier hört die Ähnlichkeit auf. Die folgende Gegenüberstellung ist deshalb keine Kritik am Vergleich, sondern seine Fortsetzung bis zu dem Punkt, an dem er kippt.

Was Sie kennen, was beim IRS gilt

Die Zeilen dieser Tabelle sind die fünf Punkte, an denen deutsche Erfahrung in eine falsche Erwartung umschlägt. Die folgenden Abschnitte gehen sie einzeln durch.

Zwei Zeilen davon sind gute Nachrichten. Sie brauchen kein Zahlenwerk, und Sie brauchen keinen Berufsträger. Für viele Inhaber schrumpft die gefürchtete Jahrespflicht damit auf eine Aufstellung mit wenigen Zeilen und zwei Formulare.

Drei Zeilen sind Warnungen. Der Weg ist ungewohnt, die Sanktion ist ein Festbetrag, und niemand erinnert Sie. In dieser Kombination liegt das eigentliche Risiko: Eine Aufgabe, die inhaltlich klein ist, hat Folgen, die groß sind, und es gibt kein System, das Sie vorher darauf hinweist.

Kein Zahlenwerk nach HGB und keine Offenlegung

Der Jahresabschluss einer GmbH ist ein Zahlenwerk mit Aufbauvorschriften. Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, je nach Größe Anhang und Lagebericht, danach Offenlegung. Wer diesen Umfang im Kopf hat, rechnet bei einer US-Jahrespflicht mit einem vergleichbaren Berg.

Formular 5472 verlangt nichts davon. Es fragt, welche Vorgänge zwischen der Gesellschaft und ihren nahestehenden Personen stattgefunden haben, also mit Ihnen selbst und gegebenenfalls mit weiteren Gesellschaften in Ihrem Besitz. Nahestehende Person heißt in dieser Vorschrift Related Party. Einlage, Entnahme, Darlehen, von Ihnen privat bezahlte Kosten: Das sind die Größen, die interessieren.

Beigefügt wird eine Pro-forma Form 1120, also ein Formularmantel mit Kopfdaten der Gesellschaft, der nach den Anweisungen ausdrücklich nicht der Ermittlung einer Steuer dient. Und es gibt keine Veröffentlichung. Nichts davon landet in einem einsehbaren Register. Für Inhaber, die die Offenlegung im Bundesanzeiger als unangenehm empfinden, ist das der erste angenehme Unterschied.

Ein praktischer Nebeneffekt ist der geringere Vorlauf. Für einen deutschen Jahresabschluss brauchen Sie eine geordnete Buchführung über das ganze Jahr, weil sich Bilanzposten nicht rückwirkend herbeiführen lassen. Für diese Meldung genügt in vielen Fällen eine Auswertung Ihrer Kontobewegungen im Nachhinein. Das ist kein Freibrief für Nachlässigkeit, aber es nimmt der Aufgabe den Schrecken, den viele Inhaber aus der GmbH-Welt mitbringen.

Kein Steuerberatervorbehalt, aber auch kein Ansprechpartner

In Deutschland sind viele Erklärungen in der Praxis Sache der Steuerberatung, und das Berufsrecht schützt diese Zuständigkeit. Viele Inhaber übertragen diese Erwartung auf die USA und suchen zuerst eine CPA-Praxis, auch für einen Vorgang mit vier Zahlen.

Für das Ausfüllen und Einreichen dieser Meldung gibt es keinen vergleichbaren Vorbehalt. Sie dürfen das Paket selbst erstellen und selbst versenden. Das ist der Grund, warum es zu dieser Aufgabe überhaupt einen Markt jenseits klassischer Kanzleien gibt und warum die Preise so weit auseinanderliegen.

Die Kehrseite: Es gibt auch niemanden, der zuständig wäre. Kein Sachbearbeiter, der eine Rückfrage stellt, kein Berater, der von sich aus an den Termin denkt. Wo in Deutschland ein Kanzleisekretariat im Februar anruft, herrscht hier Stille.

Für Inhaber heißt das eine Entscheidung mehr. In Deutschland ist die Frage, wer die Jahrespflicht erledigt, meist längst beantwortet. Hier müssen Sie sie selbst beantworten, und zwar zwischen drei Möglichkeiten: selbst machen, einen spezialisierten Dienstleister beauftragen oder eine Kanzlei mandatieren. Alle drei sind vertretbar. Sie unterscheiden sich vor allem im Preis und darin, wie viel Beratung Sie mitkaufen.

Die Meldung geht auf Papier

Elster hat in Deutschland eine Erwartung gesetzt: Man loggt sich ein, übermittelt, bekommt ein Protokoll und hat einen Nachweis. Wer den gleichen Ablauf beim IRS sucht, sucht für diesen Fall vergeblich.

Die Anweisungen sehen für eine ausländisch gehaltene Disregarded Entity, also eine steuerlich dem Eigentümer zugerechnete Gesellschaft, die Einreichung per Post oder Fax vor. Elektronisch geht es auf diesem Weg nicht. Adresse und Faxnummer stehen in der jeweils aktuellen Fassung der Anweisungen und ändern sich gelegentlich, weshalb eine Angabe aus einem älteren Blogbeitrag ein echtes Risiko ist.

Praktisch heißt das: Ihr Nachweis ist der Einlieferungsbeleg oder das Faxprotokoll, nicht eine Bestätigung der Behörde. Legen Sie beides zusammen mit einer vollständigen Kopie ab. Diese Ablage ist bei einer späteren Rückfrage alles, was Sie haben.

Statt Verspätungszuschlag ein Festbetrag

Der deutsche Verspätungszuschlag orientiert sich an der festgesetzten Steuer und an der Dauer der Verspätung. Aus dieser Erfahrung folgt eine ruhige Rechnung: Wo keine Steuer entsteht, kann auch der Zuschlag nicht groß sein. Diese Rechnung ist der teuerste Denkfehler in diesem Thema.

Der IRS beschreibt für die Nichtabgabe oder eine wesentlich unvollständige Abgabe des Formulars 5472 einen Betrag von 25.000 USD je Formular und Steuerjahr. Der Betrag knüpft nicht an einen Gewinn an. Eine Gesellschaft ohne jede Tätigkeit fällt in dieselbe Größenordnung wie eine mit Umsatz.

Bleibt die Meldung nach einer förmlichen Fristsetzung von 90 Tagen aus, kommen nach den Anweisungen weitere 25.000 USD hinzu, danach in Abständen erneut. Die Anweisungen kennen außerdem die Möglichkeit, für eine verspätete Abgabe Gründe darzulegen. Ob das in einem konkreten Fall trägt, hängt vom Sachverhalt ab und ist keine Frage, die eine Ratgeberseite beantwortet.

Der IRS wartet nicht auf Sie

Ihr Finanzamt kennt Sie. Es hat eine Steuernummer, eine Akte und einen Erwartungshorizont. Wenn etwas fehlt, kommt eine Erinnerung, dann eine Aufforderung, dann eine Schätzung. Das ist unangenehm, aber es ist ein Frühwarnsystem, und die meisten Unternehmer haben sich unbewusst darauf verlassen.

Diese Rückmeldung fällt hier weg. Für die beschriebene Meldung gibt es keine Annahmebestätigung, keine Erinnerung und keinen Kontostand, den Sie einsehen könnten. Ein vergessenes Jahr fühlt sich genauso an wie ein eingereichtes: still. Deshalb liegt der häufigste Ausfall nicht im ersten Jahr, in dem alles frisch ist, sondern im zweiten.

Hinzu kommt ein Unterschied, der leicht übersehen wird: Der IRS hat Ihre europäische Adresse nur, wenn sie in den Unterlagen steht, und er verfolgt keinen Umzug. Wer die Anschrift wechselt, ohne das nachzuziehen, kappt den einzigen Kanal, über den die Behörde ihn überhaupt erreichen könnte.

Der praktische Schluss ist unspektakulär. Setzen Sie den Termin selbst in den Kalender, mit Vorlauf, und legen Sie eine Ablage für Sendenachweis und Kopie an. Wenn Sie das nicht jedes Jahr selbst nachhalten wollen, übernehmen wir Erstellung und Einreichung für 150 EUR im Jahr und melden uns im März von uns aus. Das ist keine Beratung, sondern das Abnehmen einer Routine, an die sonst niemand denkt.