EIN oder ITIN: was brauchen Sie wirklich?

Die Unterscheidung in einem Satz

Die EIN identifiziert eine Gesellschaft, die ITIN eine natürliche Person. Beides sind Nummern beim IRS und beides sind neunstellige Zahlen, aber sie erfüllen unterschiedliche Aufgaben und werden über unterschiedliche Formulare beantragt.

Wer eine LLC betreibt, braucht eine Nummer für die Gesellschaft. Wer selbst in den USA eine Steuererklärung abgeben muss und keine SSN bekommen kann, braucht eine Nummer für sich.

Der Vergleich

Die Zeile mit den Nachweisen erklärt, warum ITIN-Anträge teuer verkauft werden: Sie erfordern echten Aufwand, teils die Vorlage von Originaldokumenten oder die Einschaltung eines zertifizierten Bearbeiters. Das ist ein anderes Kaliber als ein SS-4.

Wann eine ITIN tatsächlich relevant wird

Was diese Fälle gemeinsam haben: Sie betreffen Sie als Person, nicht Ihre Gesellschaft. Ob einer von ihnen bei Ihnen vorliegt, ist eine Beratungsfrage. Wir beantworten sie nicht und geben dazu auch keine Einschätzung ab.

Der reine Betrieb einer Einpersonen-LLC, die aus Europa Dienstleistungen an europäische oder US-Kunden erbringt, löst diese Pflicht in vielen Fällen nicht aus. In vielen Fällen ist aber nicht in allen, und die Prüfung gehört zu einer Steuerberatung.

• Wenn Sie persönlich in den USA erklärungspflichtig werden, etwa wegen Einkünften aus einem US-Gewerbebetrieb.
• Bei Einkünften aus US-Immobilien.
• Wenn Sie eine Vergünstigung nach einem Doppelbesteuerungsabkommen persönlich in Anspruch nehmen wollen und dafür eine Nummer benötigen.
• In bestimmten Konstellationen mit US-Quellensteuer auf persönliche Einkünfte.

Warum die ITIN so oft mitverkauft wird

Eine ITIN ist für einen Dienstleister ein attraktives Produkt: Der Nachweisaufwand ist echt, der Preis lässt sich damit begründen, und der Kunde kann selten beurteilen, ob er sie braucht. In Gründungspaketen steht sie deshalb häufig neben Registered Agent und Adresse, ohne dass jemand den Anlass nennt.

Die Prüffrage ist einfach und Sie können sie selbst stellen: Welche persönliche US-Erklärungspflicht soll mit dieser Nummer erfüllt werden? Eine brauchbare Antwort nennt eine konkrete Pflicht oder eine Quellensteuerkonstellation. Eine unbrauchbare Antwort lautet, man brauche das für die LLC.

Für die LLC brauchen Sie es nämlich nicht. Die Gesellschaft wird über ihre EIN identifiziert, auf dem SS-4, auf dem Formular 5472 und gegenüber der Bank.

Was eine ITIN praktisch verlangt

Der Antrag läuft über das Formular W-7 und ist kein Formularausfüllen, sondern ein Identitätsnachweisverfahren. Verlangt wird ein Nachweis Ihrer Identität und Ihres ausländischen Status, in vielen Fällen im Original oder als von einer zugelassenen Stelle beglaubigte Kopie.

Dazu kommt in der Regel, dass der Antrag einen Anlass haben muss: Das W-7 wird typischerweise gemeinsam mit der Erklärung eingereicht, für die die Nummer gebraucht wird, oder es muss eine Ausnahme belegt werden. Ohne Anlass fehlt dem Antrag die Grundlage.

Deshalb ist die ITIN nichts, was man vorsorglich beschafft. Sie ist etwas, das man beantragt, wenn eine Pflicht feststeht, und die Feststellung dieser Pflicht ist Beratung.

Was Sie stattdessen prüfen sollten

Wenn Ihnen eine ITIN angeboten wird, fragen Sie nach dem konkreten Anlass. Eine gute Antwort nennt eine Erklärungspflicht oder eine Quellensteuerkonstellation. Eine schlechte Antwort lautet, man brauche das eben.

Ebenfalls prüfen: ob Sie für die EIN-Beantragung eine ITIN benötigen. Nein, brauchen Sie nicht. Die IRS-Anweisungen zum SS-4 sehen für verantwortliche Personen ohne SSN und ITIN ausdrücklich einen eigenen Weg vor.

Und dann das Naheliegende: Wenn Ihre LLC existiert und keine EIN hat, ist das die Nummer, die Sie brauchen. 50 Euro, drei Werktage bei uns.