W-8BEN-E bei einer US-LLC

Warum Ihr Kunde überhaupt fragt

Ein US-Unternehmen, das Zahlungen leistet, trägt gegenüber dem IRS eine eigene Verantwortung. Es muss dokumentieren, an wen es zahlt und ob auf diese Zahlung ein Steuerabzug entfällt. Kann es das nicht, haftet es selbst für den nicht einbehaltenen Betrag.

Genau daraus folgt der Ton dieser Anfragen. Für Ihren Kunden ist das keine Höflichkeitsfrage, sondern eine Voraussetzung dafür, dass die Buchhaltung die Zahlung freigibt. Wer wochenlang nicht antwortet, wartet wochenlang auf sein Geld.

Die Anfrage kommt fast immer über ein Portal oder als PDF-Anhang, häufig mit einer Frist. Manchmal schickt der Kunde beide Formulare mit dem Hinweis, Sie sollten das passende auswählen. Diese Auswahl ist der Punkt, an dem es sich lohnt, kurz nachzudenken.

W-9 oder W-8BEN-E: die Unterscheidung

Die letzte Zeile ist der Kern und wird oft falsch verstanden. Viele Inhaber schließen aus ihrem eigenen Wohnsitz in Deutschland, sie seien ausländisch und müssten deshalb W-8BEN-E ausfüllen. Für die Formularauswahl kommt es aber zunächst auf den Rechtsträger an, um dessen Zahlung es geht, und eine in Wyoming oder Delaware gegründete LLC ist nach US-Recht in den USA entstanden.

Weder Formular geht an den IRS. Beide gehen an Ihren Kunden, der sie in seinen Unterlagen behält. Es gibt deshalb keine Einreichung und keine Bestätigung, die Sie erwarten müssten.

Welches Formular in Ihrem konkreten Fall richtig ist, hängt von der Einordnung Ihrer Gesellschaft und der Art der Zahlung ab. Wenn Ihr Kunde eine bestimmte Fassung verlangt und Sie unsicher sind, ist die richtige Antwort nicht, irgendetwas auszufüllen, sondern die Frage einer CPA-Praxis zu stellen.

Die Felder zur disregarded entity

Eine Einpersonen-LLC ohne Wahl nach Formular 8832 oder 2553 ist für US-Bundessteuerzwecke eine disregarded entity. Sie wird als eigener Steuerpflichtiger nicht wahrgenommen, sondern ihrem Eigentümer zugerechnet. Genau das spiegeln die Formulare.

Praktisch bedeutet das: Es gibt in beiden Formularen einen Unterschied zwischen dem beneficial owner, also dem eigentlich Berechtigten, und dem Namen der Gesellschaft, die im Vertrag steht. Bei einer disregarded entity fallen diese beiden auseinander, und die Formulare haben dafür eigene Zeilen.

Der häufigste Fehler ist, die LLC in jede Namenszeile zu schreiben und den Eigentümer nirgends zu nennen. Der zweithäufigste ist das Gegenteil: nur die Privatperson zu nennen, obwohl der Vertrag mit der LLC geschlossen wurde und die Zahlung an das Konto der LLC geht.

Prüfen Sie deshalb, bevor Sie ausfüllen, zwei Dinge: mit wem der Vertrag geschlossen ist und auf welches Konto gezahlt wird. Wenn beides die LLC ist, muss die LLC im Formular vorkommen, und die Zuordnung zum Eigentümer muss aus den dafür vorgesehenen Feldern hervorgehen.

Chapter 3 und Chapter 4: die Statusfelder

W-8BEN-E verlangt zwei Statusangaben, und beide klingen für Nichtjuristen gleich. Der Chapter-3-Status ordnet den Rechtsträger für Zwecke der Quellensteuer auf bestimmte US-Einkünfte ein, etwa als Corporation, Partnership oder disregarded entity. Der Chapter-4-Status betrifft FATCA und ordnet den Rechtsträger als Finanzinstitut oder als eine von mehreren Arten von Nichtfinanzunternehmen ein.

Für ein normales operatives Einpersonenunternehmen sind beide Angaben in der Sache unspektakulär, aber sie müssen zueinander passen. Ein Widerspruch zwischen den beiden Feldern ist der Grund, aus dem Formulare von der Buchhaltung des Kunden zurückkommen.

Die zu jedem Status gehörenden Bestätigungen stehen in eigenen Abschnitten des Formulars, und Sie müssen genau den Abschnitt ausfüllen, der zu Ihrer angekreuzten Kategorie gehört. Wer alle plausibel aussehenden Kästchen ankreuzt, produziert ein unbrauchbares Formular.

Die verbindliche Referenz sind die IRS-Anweisungen zum jeweiligen Formular in der aktuellen Fassung. Nutzen Sie keine Beispielausfüllung aus einem Blogbeitrag, weil sich diese Formulare und ihre Anweisungen mehrfach geändert haben.

Abkommensvergünstigungen, und warum wir dazu schweigen

W-8BEN-E enthält einen Abschnitt, in dem ein Rechtsträger geltend machen kann, dass ihm nach einem Doppelbesteuerungsabkommen ein reduzierter Quellensteuersatz zusteht. Dafür sind der Ansässigkeitsstaat, der einschlägige Artikel des Abkommens und die Art der Einkünfte anzugeben, und der Rechtsträger bestätigt zugleich, die Voraussetzungen des Abkommens zu erfüllen.

Das ist eine rechtliche Erklärung, keine Formalie. Ob ein Abkommen anwendbar ist, welcher Artikel greift und ob die Voraussetzungen erfüllt sind, hängt an der Einordnung des Rechtsträgers in beiden Staaten. Bei einer US-LLC mit ausländischem Eigentümer ist genau diese Einordnung die schwierige Frage.

Wir beraten dazu nicht, und zwar nicht aus Vorsicht, sondern weil es eine Beratungsleistung ist, die wir nicht erbringen dürfen. Wenn Ihnen ein Anbieter, der Formulare einreicht, sagt, welchen Abkommensartikel Sie ankreuzen sollen, ist das ein Warnsignal.

Der richtige Ansprechpartner ist eine CPA-Praxis oder eine Steuerberatung mit US-Bezug. Diese Fragen kommen ohnehin wieder, sobald es um die Behandlung Ihrer Einkünfte in Ihrem Wohnsitzland geht.

Die Rolle der EIN

Beide Formulare verlangen eine Steuerkennung, und für eine LLC ist das die EIN. Ohne sie fehlt in dem Feld, auf das die Buchhaltung Ihres Kunden zuerst schaut, die Angabe.

In der Praxis ist das der häufigste Anlass, aus dem Inhaber bei uns auftauchen: Die LLC läuft seit einem Jahr, der erste größere US-Kunde schickt ein Formular, und plötzlich fehlt die Nummer. Der Kunde wartet dann nicht auf die EIN, sondern schiebt die Zahlung.

Die EIN selbst kostet beim IRS nichts. Sie hat auch mit der Frage, ob eine Steuer anfällt, nichts zu tun. Sie ist die Kennung, unter der die Behörde und Ihre Vertragspartner die Gesellschaft identifizieren.

Was ohne Formular passiert

Deshalb ist die pragmatische Reihenfolge klar: EIN besorgen, dann klären lassen, welches Formular in Ihrer Konstellation richtig ist, dann ausfüllen und an den Kunden senden. Nicht umgekehrt und nicht erst, wenn eine Frist läuft.

Den ersten Schritt übernehmen wir: EIN-Antrag für 50 EUR, mit Priorität 100 EUR. Das Formular für Ihren Kunden füllen wir nicht aus, weil die Statusangaben und die Abkommensfragen darin Beratung sind.

1. Der Kunde kann die Zahlung nicht dokumentieren und hält sie zurück.
2. Oder er zahlt und behält vorsorglich einen Steuerabzug ein, bei Chapter-3-Quellensteuer in der Regel 30 Prozent.
3. Der einbehaltene Betrag geht an den IRS, nicht an Sie.
4. Eine Rückerlangung setzt in der Regel ein eigenes Verfahren beim IRS voraus, mit erheblichem Aufwand.
5. Bis dahin ist Ihr Geld gebunden, unabhängig davon, ob der Abzug materiell berechtigt war.