Brauche ich eine EIN für meine LLC?

Was die EIN ist und was sie nicht ist

Die EIN, Employer Identification Number, ist die neunstellige Kennung, unter der der IRS ein Bundessteuerkonto für Ihre Gesellschaft führt. Der Name führt in die Irre: Angestellte sind keine Voraussetzung, und eine Einpersonen-LLC ohne Personal bekommt genauso eine Nummer wie ein Konzern.

Was die EIN nicht ist: keine Gewerbeerlaubnis, keine Registrierung in einem Bundesstaat, keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kein Sales-Tax-Permit und keine Aussage darüber, ob in den USA eine Steuer anfällt. Sie ist eine Kennung, keine Gestaltung.

Deshalb ist die Frage nach der EIN keine steuerliche Frage, sondern eine operative. Sie lautet nicht, ob Sie steuerlich eine Nummer brauchen, sondern ob irgendwer, mit dem Sie zu tun haben werden, eine verlangt.

Die Entscheidungstabelle

Wenn eine einzige Zeile dieser Tabelle auf Sie zutrifft, ist die Frage entschieden. In der Praxis trifft bei fast jeder aktiven LLC mindestens die dritte Zeile zu, und meistens auch die erste.

Konto und Zahlungsplattform

Das ist der häufigste Anlass. Anbieter von Geschäftskonten und Zahlungsplattformen müssen die Gesellschaft identifizieren, mit der sie eine Geschäftsbeziehung eingehen, und die EIN ist dafür das vorgesehene Feld. Ein Antrag ohne diese Angabe kommt in der Regel nicht durch die Strecke.

Wichtig ist die Reihenfolge. Die EIN kommt vor dem Kontoantrag, nicht danach, weil viele Anbieter zusätzlich das Bestätigungsschreiben des IRS sehen wollen. Wer erst den Antrag startet und dann merkt, dass die Nummer fehlt, verliert Wochen.

Umgekehrt gilt: Die EIN verschafft Ihnen kein Konto. Über die Eröffnung entscheidet der Anbieter nach seinen eigenen Kriterien, zu denen auch Ihr Wohnsitzland und Ihre Branche gehören.

Formular 5472 und die Jahresmeldung

Eine ausländisch gehaltene Einpersonen-LLC, die als disregarded entity behandelt wird, schuldet jährlich Formular 5472 mit einer Pro-forma Form 1120. Diese Meldung identifiziert die Gesellschaft über ihre EIN. Ohne Nummer lässt sich das Paket nicht sauber einreichen.

Genau hier kippt der theoretische Fall aus der letzten Zeile der Tabelle. Auch eine LLC, die nichts tut, hat meldepflichtige Vorgänge: die Gründung selbst, eine Kapitaleinlage, von Ihnen privat bezahlte Gebühren. Die Meldung wird also fällig, und damit wird die Nummer gebraucht.

Wir sehen regelmäßig Fälle, in denen eine LLC zwei oder drei Jahre ohne EIN lief. Das Problem ist dann nie die fehlende Nummer, sondern die Kette daraus: keine Nummer, keine Meldung, offene Meldejahre. Die Nummer ist in einigen Wochen beschafft, die offenen Jahre sind ein größeres Thema.

Formulare von US-Kunden

Wenn Sie an US-Unternehmen fakturieren, wird irgendwann ein Formular kommen, mit dem Ihr Kunde Ihre Steuerposition dokumentieren will, in der Regel ein W-9 oder ein W-8BEN-E. Beide fragen nach einer Steuerkennung, und für eine LLC ist das die EIN.

Ihr Kunde stellt diese Anfrage nicht aus Neugier: Kann er die Zahlung nicht dokumentieren, haftet er unter Umständen selbst für einen nicht einbehaltenen Steuerabzug. Deshalb wartet er entweder oder er behält vorsorglich ein, bei Chapter-3-Quellensteuer in der Regel 30 Prozent.

Beides trifft Sie: einmal als verzögerte Zahlung, einmal als gebundenes Geld beim IRS, dessen Rückerlangung ein eigenes Verfahren voraussetzt. Die Nummer im Voraus zu haben ist deutlich billiger als beides.

Wann Sie theoretisch ohne auskommen

Diese Konstellation gibt es, und sie ist meistens sehr kurz: die ersten Wochen nach der Gründung. Sobald das erste Geld bewegt wird, sei es nur die Einlage auf ein Konto, fällt der letzte Punkt weg.

Es gibt eine zweite Variante, die häufiger vorkommt, als sie sollte: eine LLC, die vor Jahren gegründet und dann liegen gelassen wurde. Hier ist der Punkt nicht, dass keine EIN gebraucht wird, sondern dass niemand hingesehen hat. Wenn das Ihr Fall ist, sind die offenen Meldejahre die eigentliche Frage, und die sollten Sie prüfen lassen, bevor Sie irgendetwas einreichen.

• Die LLC ist gegründet, hat aber kein Konto und keine Zahlungsplattform.
• Es gibt keine US-Vertragspartner, die ein Formular verlangen.
• Es gibt kein Personal und keine Auftragnehmer in den USA.
• Sie haben keine Anmeldung im Bundesstaat vorgenommen, die die Nummer verlangt.
• Sie haben noch keine Meldung beim IRS einzureichen.

Der praktische Weg

Der Online-Assistent des IRS ist der schnellste Weg, verlangt aber in der Regel eine SSN oder ITIN der verantwortlichen Person und fällt damit für die meisten Inhaber aus dem deutschsprachigen Raum weg. Für sie bleibt der Weg über Fax oder Post, mit mehreren Wochen Bearbeitungszeit und ohne Eingangsbestätigung.

Sie können das selbst machen, und wir haben dafür eine vollständige Anleitung veröffentlicht. Wenn Sie es abgeben wollen: 50 EUR, drei Werktage bis zur Einreichung, mit Priorität 100 EUR innerhalb von 24 Stunden. Der IRS selbst erhebt für die Vergabe nichts.

1. Prüfen, ob die LLC im Bundesstaat tatsächlich eingetragen ist.
2. Die Tabelle oben durchgehen und die zutreffenden Zeilen markieren.
3. Bei mindestens einer Zeile: EIN beantragen, vor allem anderen.
4. Formular SS-4 ausfüllen, mit besonderer Aufmerksamkeit bei den Zeilen 7b und 9a.
5. Per Fax oder Post an die für Auslandsfälle zuständige Stelle einreichen.
6. Bestätigungsschreiben CP 575 sicher ablegen, es wird nur einmal ausgestellt.
7. Erst danach Konto, Zahlungsplattform und Kundenformulare angehen.