Formular SS-4 ausfüllen: Zeile für Zeile

Bevor Sie anfangen

Laden Sie das Formular und die Anweisungen direkt von irs.gov. Nutzen Sie keine Kopie aus einem Blog: Formularfassungen, Faxnummern und Postadressen ändern sich, und veraltete Angaben sind die häufigste Ursache für einen verlorenen Antrag.

Legen Sie sich Ihre Gründungsurkunde neben das Formular. Mehrere Felder müssen zeichengenau mit ihr übereinstimmen.

Rechnen Sie mit einer Bearbeitungszeit von mehreren Wochen. Wenn Sie die Nummer dringend brauchen, planen Sie das ein.

Zeilen 1 bis 6: Name und Adresse

Zeile 6 wird oft falsch verstanden. Gefragt ist, wo sich die Hauptgeschäftsstelle der Gesellschaft befindet. Bei einer LLC ohne physische US-Präsenz orientieren sich die meisten am Gründungsstaat; die Anweisungen sind hier die Referenz.

Verwenden Sie eine Adresse, an die Post wirklich zugestellt wird und die Sie in einem Jahr noch haben. Der IRS schickt das Bestätigungsschreiben dorthin.

• Zeile 1: Der rechtliche Name der LLC, exakt wie in der Gründungsurkunde, inklusive LLC oder L.L.C. Keine Abkürzungen erfinden.
• Zeile 2: Ein abweichender Handelsname, falls Sie einen führen. Sonst leer lassen.
• Zeile 3: Nur für Nachlässe und Trusts relevant. Bei einer LLC leer.
• Zeile 4a und 4b: Postanschrift. Ihre Adresse in Europa ist zulässig.
• Zeile 5a und 5b: Geschäftsanschrift, falls sie abweicht. Sonst leer.
• Zeile 6: Bundesstaat und County der Gründung, nicht Ihr Wohnort.

Zeile 7a und 7b: die verantwortliche Person

Zeile 7a will den Namen einer natürlichen Person, die die Gesellschaft tatsächlich kontrolliert. Bei einer Einpersonen-LLC sind das Sie. Nicht der Registered Agent, nicht die Gründungsagentur, nicht Ihre Steuerberatung.

Zeile 7b will die SSN, ITIN oder EIN dieser Person. Wenn Sie keine dieser Nummern haben und auch keinen Anspruch darauf, sehen die IRS-Anweisungen vor, hier keine Nummer einzutragen, sondern den Vermerk Foreign.

Das ist die Zeile, an der selbst gestellte Anträge am häufigsten scheitern. Drei Fehler kommen regelmäßig vor: das Feld leer lassen, eine deutsche Steuer-Identifikationsnummer eintragen, oder die Nummer einer Agentur eintragen. Alle drei erzeugen Rückfragen oder eine Ablehnung.

Prüfen Sie die Formulierung in der jeweils aktuellen Fassung der Anweisungen. Sie ist in den letzten Jahren mehrfach präzisiert worden.

Zeilen 8a bis 8c: die LLC-Angaben

Die Zahl in 8b hat Folgen, die über das Formular hinausreichen: Sie signalisiert dem IRS, ob eine Behandlung als disregarded entity oder als Partnership naheliegt. Tragen Sie hier die tatsächliche Zahl ein, nicht die geplante.

• Zeile 8a: Ist die Antragstellerin eine LLC? Ja ankreuzen.
• Zeile 8b: Zahl der Mitglieder. Bei einer Einpersonen-LLC 1.
• Zeile 8c: Wurde die LLC in den USA gegründet? Diese Angabe unterscheidet eine US-LLC von einer ausländischen Gesellschaft.

Zeile 9a: die häufigste teure Verwechslung

Zeile 9a fragt nach der Art der Gesellschaft und listet unter anderem Corporation, Partnership und Other auf. Der Reflex, bei einer Gesellschaft Corporation anzukreuzen, ist naheliegend und falsch.

Eine Einpersonen-LLC, die nie ein Formular 8832 oder 2553 eingereicht hat, ist für US-Bundessteuerzwecke eine disregarded entity. Sie wird nicht als Corporation besteuert. Die Anweisungen beschreiben, wie das im Formular abzubilden ist; in der Praxis läuft es über Other mit einer entsprechenden Angabe.

Was passiert, wenn Sie hier Corporation ankreuzen: Der IRS legt ein Konto an, zu dem er künftig eine vollständige Form 1120 erwartet. Sie bekommen dann in einem oder zwei Jahren Post über eine nicht eingereichte Erklärung, obwohl Sie nach der zutreffenden Einordnung nur eine Pro-forma-Version mit Formular 5472 geschuldet hätten. Das lässt sich korrigieren, kostet aber Zeit und Schriftverkehr.

Zeilen 10 bis 18: Grund, Tätigkeit, Vorgeschichte

Zeile 17 ist wichtiger, als sie aussieht. Der IRS ordnet Ihre Gesellschaft anhand dieser Angabe einer Branche zu. Software development and consulting for European business clients ist brauchbar. Consulting allein oder Online business ist zu unbestimmt und zieht Rückfragen an.

Zeile 18 sollten Sie nicht aus Bequemlichkeit mit No beantworten. Wenn die Gesellschaft schon eine Nummer hatte, entsteht bei einer zweiten Vergabe ein zweites Steuerkonto, und die Auflösung dieser Doppelung ist deutlich unangenehmer als die ursprüngliche Frage.

• Zeile 10: Grund des Antrags. Meist Started new business oder Banking purpose.
• Zeile 11: Datum der Gründung oder des Erwerbs, aus der Gründungsurkunde.
• Zeile 12: Ende des Geschäftsjahres. Bei Kalenderjahr December.
• Zeile 13: Erwartete Zahl von Angestellten. In der Regel 0.
• Zeile 14: Nur relevant, wenn Sie eine jährliche statt vierteljährliche Lohnsteuermeldung erwarten. Bei 0 Angestellten irrelevant.
• Zeile 15: Datum der ersten Lohnzahlung. Bei 0 Angestellten leer oder N/A.
• Zeile 16: Branche ankreuzen. Bei Dienstleistungen meist Other mit Erläuterung.
• Zeile 17: Haupttätigkeit beschreiben. Konkret sein.
• Zeile 18: Hatte die Gesellschaft schon einmal eine EIN? Ehrlich beantworten.

Third Party Designee und Unterschrift

Der Abschnitt Third Party Designee am Ende erlaubt es, eine Person zu benennen, die die Nummer für Sie entgegennehmen darf. Wenn Sie selbst einreichen, bleibt er leer.

Nach den IRS-Anweisungen endet diese Bevollmächtigung mit der Vergabe der Nummer. Sie ist bewusst eng gefasst. Wenn ein Dienstleister von Ihnen eine weitergehende Vollmacht verlangt, fragen Sie nach dem Grund.

Unterschreiben muss die verantwortliche Person oder ein wirksam Bevollmächtigter. Ein unsigniertes Formular wird nicht bearbeitet, und weil es keine Fehlermeldung gibt, merken Sie es erst, wenn nichts kommt.

Einreichen und nachhalten

Für Antragsteller ohne SSN führt der Weg über Fax oder Post an die vom IRS für Auslandsfälle vorgesehene Stelle. Die aktuelle Nummer und Adresse stehen in den Anweisungen. Fax ist der schnellere der beiden Wege.

Bewahren Sie die Sendebestätigung des Faxes auf. Sie ist Ihr einziger Nachweis, dass etwas abgeschickt wurde, denn der IRS bestätigt den Eingang nicht.

Setzen Sie sich ein Wiedervorlagedatum. Wenn nach der üblichen Bearbeitungszeit nichts eintrifft, ist eine erneute Einreichung meist sinnvoller, als weiter zu warten.

Wenn Sie das nicht selbst machen möchten: Wir übernehmen Antrag, Einreichung und Nachverfolgung für 50 Euro, mit Priorität für 100 Euro.