EIN-Bestätigung: CP 575 und 147C

Warum die Nummer allein oft nicht genügt

Eine EIN ist eine Ziffernfolge, und Ziffernfolgen kann man behaupten. Wer ein Geschäftskonto eröffnet oder ein Verkäuferkonto bei einer großen Plattform anlegt, wird deshalb regelmäßig nach einem Dokument gefragt, das die Zuordnung von Nummer und Firmenname durch den IRS belegt.

Das ist keine Schikane, sondern die übliche Prüfung. Die Prüfstelle vergleicht Firmenname und Nummer zeichengenau mit dem, was in ihren Systemen steht. Deshalb scheitern Kontoeröffnungen manchmal an einem Punkt oder einer abweichenden Schreibweise von L.L.C.

Die zwei Dokumente

Praktisch heißt das: Behandeln Sie das CP 575 wie eine Urkunde. Scannen Sie es am Tag des Eingangs, legen Sie es doppelt ab und verschicken Sie nur Kopien.

Wie ein 147C angefordert wird

Der unangenehme Teil ist die Identifikation am Telefon: Der IRS spricht nur mit der verantwortlichen Person oder einem wirksam Bevollmächtigten. Wenn im Antrag damals eine Gründungsagentur eingetragen wurde, kann das an dieser Stelle zum Problem werden.

Rechnen Sie mit Wartezeit in der Leitung und mit einer Verbindung, die aus Europa nicht immer stabil ist. Es gibt Konstellationen, in denen die Anforderung nur über einen Bevollmächtigten praktikabel ist.

1. Unterlagen bereitlegen: exakter Firmenname, EIN falls bekannt, Bundesstaat und Gründungsdatum.
2. Die Business-and-Specialty-Tax-Line des IRS zu US-Geschäftszeiten anrufen.
3. Sich als verantwortliche Person oder wirksam Bevollmächtigter ausweisen.
4. Zustellung per Fax oder Post erbitten. Fax ist deutlich schneller.
5. Dokument nach Erhalt sofort digitalisieren und sicher ablegen.

Worauf die Prüfstelle wirklich schaut

Die Prüfung ist mechanischer, als man erwartet. Verglichen werden im Kern zwei Dinge: der Firmenname und die Nummer, jeweils zeichengenau gegen den Datensatz, den der IRS führt. Was menschlich gleichwertig aussieht, ist es für ein Prüfsystem oft nicht.

Die Klassiker: LLC gegen L.L.C., ein fehlendes oder zusätzliches Komma vor der Rechtsform, ein Umlaut, der bei der Gründung transkribiert wurde, oder ein Handelsname, den Sie überall verwenden, der aber nie der rechtliche Name war. Jede dieser Abweichungen kann eine Kontoeröffnung stoppen.

Prüfen Sie deshalb, sobald Sie das Bestätigungsschreiben in der Hand haben, wie der Name dort geschrieben ist, und verwenden Sie ab dann genau diese Schreibweise, auch wenn sie Ihnen unschön erscheint. Sie ist die maßgebliche.

Legen Sie das Dokument richtig ab

Das klingt nach Kleinkram und ist der Unterschied zwischen einer Kontoeröffnung an einem Nachmittag und einer, die an einem Telefonat mit einer US-Behörde zu US-Geschäftszeiten hängt.

• Am Eingangstag scannen, nicht später. Papier verschwindet.
• An zwei Orten speichern, davon einer nicht auf dem Arbeitsrechner.
• Dateiname mit Firmenname, Nummer und Jahr, damit es in fünf Jahren auffindbar ist.
• Immer nur Kopien versenden, das Original nie aus der Hand geben.
• Zusammen mit der Gründungsurkunde und einer Notiz zur Schreibweise des Namens ablegen.

Wenn Sie Ihre EIN gar nicht mehr kennen

Sehen Sie zuerst in Ihre eigenen Unterlagen: alte Kontounterlagen, ein früher eingereichtes Formular, Korrespondenz mit einer Plattform, die Gründungsakte Ihrer Agentur. In den meisten Fällen findet sich die Nummer dort.

Wenn nicht, führt der Weg über die Anforderung eines 147C. Legen Sie sich vorher zurecht, wie Sie Firmenname, Gründungsstaat und Datum belegen können.

Und prüfen Sie in diesem Fall dringend, ob für die betroffenen Jahre Meldungen nach Formular 5472 offen sind. Wer die eigene EIN verloren hat, hat die Meldung meistens auch nicht abgegeben.