US-LLC schließen: was beim IRS offen bleibt

Zwei Ebenen, die nichts voneinander wissen

Eine LLC entsteht nach dem Recht eines Bundesstaats und endet dort. Die Auflösung wird beim Secretary of State eingetragen, meist über ein Formular mit dem Namen Articles of Dissolution und gegen eine Gebühr. Damit ist die Gesellschaft rechtlich beendet.

Der IRS ist eine Bundesbehörde und erfährt davon nichts. Er führt für Ihre Gesellschaft ein Steuerkonto unter der EIN, und dieses Konto bleibt offen, bis er einen Grund erhält, es zu schließen. Eine Eintragung in einem Bundesstaat ist kein solcher Grund.

Aus dieser Trennung entsteht der häufigste Fehler beim Schließen: Die Gesellschaft ist weg, die Bundespflicht ist es nicht. Post kommt dann Jahre später an eine Adresse, die niemand mehr pflegt.

Warum das Schlussjahr meldepflichtig ist

Das Formular 5472 fragt nach Vorgängen zwischen der Gesellschaft und nahestehenden Personen. Bei einer Auflösung findet der deutlichste dieser Vorgänge statt: Das restliche Vermögen geht an Sie.

Ob es 12.000 Dollar Restguthaben sind oder 80 Dollar auf einem fast leeren Konto, ändert daran nichts. Die Anweisungen nennen für eine ausländisch gehaltene disregarded entity ausdrücklich Beträge im Zusammenhang mit Auflösung und Veräußerung der Gesellschaft als erfasste Vorgänge.

Dazu kommen im Schlussjahr meist weitere: die letzte Franchise Tax, die Gebühr für die Auflösung, eine Schlussrechnung des Registered Agent. Wenn Sie diese Beträge privat bezahlt haben, sind es ebenfalls Vorgänge mit einer nahestehenden Person.

Was im Schlussjahr zusammenkommt

Diese Liste ist der Grund, warum das Schlussjahr fast nie ein leeres Jahr ist. Selbst eine LLC, die zwölf Monate lang nichts getan hat, erzeugt bei ihrer Auflösung Bewegung.

Halten Sie fest, was in welchem Kalenderjahr passiert ist. Wird die Auflösung im Januar eingetragen und das Konto im März geleert, liegen beide Vorgänge im gleichen Steuerjahr. Zieht sich der Vorgang über den Jahreswechsel, entstehen zwei meldepflichtige Jahre.

Diese Aufteilung wird gern übersehen, weil sich eine Auflösung im Kopf wie ein einzelnes Ereignis anfühlt. In den Unterlagen ist sie eine Kette: Beschluss, Eintragung, letzte Zahlungen, Kontoschließung. Wenn die Kette über den 31. Dezember läuft, sind es zwei Steuerjahre und damit zwei Pakete.

• Die Auflösungsausschüttung des Restvermögens an Sie.
• Die Rückzahlung eines Darlehens, das Sie der LLC gegeben hatten.
• Letzte Entnahmen vor der Kontoschließung.
• Die Gebühr für die Auflösung beim Bundesstaat, oft privat bezahlt.
• Letzte Franchise Tax oder Annual-Report-Gebühr.
• Schlussrechnung des Registered Agent.

Offene Vorjahre löst die Auflösung nicht

Wenn für zwei zurückliegende Jahre keine Meldung eingereicht wurde, bleibt das so, auch wenn die Gesellschaft anschließend aufgelöst wird. Die Pflicht knüpft an das jeweilige Steuerjahr an, nicht an den Fortbestand der Gesellschaft.

Der IRS beschreibt für die Nichtabgabe 25.000 USD je Formular und Steuerjahr, dazu weitere 25.000 USD, wenn die Meldung nach einer förmlichen Fristsetzung von 90 Tagen weiter ausbleibt. Diese Beträge stehen im Raum, solange die Jahre offen sind.

Wer eine LLC schließen will, sollte deshalb vorher prüfen, welche Jahre eingereicht wurden und welche nicht. Bei mehreren offenen Jahren ist ein Gespräch mit einer CPA-Praxis oder einer Steuerberatung sinnvoll, bevor Sie einreichen. Wie eine Verspätung begründet wird, ist Beratungsarbeit und nicht Formularausfüllen.

Das EIN-Konto beim IRS schließen

Nach den Angaben des IRS wird eine vergebene EIN nicht wiederverwendet und nicht gelöscht. Was Sie beenden können, ist das Steuerkonto der Gesellschaft. Dafür sehen die IRS-Angaben ein Schreiben vor, in dem der vollständige rechtliche Name, die EIN, die Geschäftsadresse und der Grund der Schließung genannt werden.

Beigefügt werden soll, soweit vorhanden, eine Kopie des Bestätigungsschreibens zur EIN. Wichtig ist außerdem die Reihenfolge: Der IRS schließt ein Konto in der Regel nicht, solange für dieses Konto Erklärungen oder Meldungen offen sind.

Prüfen Sie die aktuelle Anschrift und den genauen Inhalt in den Angaben des IRS zum Schließen eines Geschäftskontos. Adressen und Anforderungen ändern sich, und ein Schreiben an eine veraltete Stelle bleibt wirkungslos.

Die Reihenfolge, die Ärger vermeidet

Schritt vier vor Schritt sieben ist die eigentliche Falle. Wer das Konto schließt und die Auszüge nicht vorher herunterlädt, muss die Zahlen für das Schlussjahr später aus dem Gedächtnis rekonstruieren. Bei manchen Anbietern endet mit der Kontoschließung auch der Zugang zum Archiv.

Der letzte Schritt steht bewusst am Ende. Solange Meldungen offen sind, ist die Schließung des Steuerkontos verfrüht, und ein Schreiben zur Unzeit erzeugt Rückfragen statt Ruhe.

1. Prüfen, für welche Steuerjahre eine Meldung eingereicht wurde und für welche nicht.
2. Offene Vorjahre einreichen, in der Reihenfolge der Jahre.
3. Vorgänge des Schlussjahres vollständig erfassen, inklusive Auflösungsausschüttung und privat bezahlter Gebühren.
4. Kontoauszüge des Schlussjahres vollständig herunterladen und sichern.
5. Auflösung beim Bundesstaat eintragen und die Bestätigung ablegen.
6. Letzte Franchise Tax oder Annual Report erledigen, soweit der Bundesstaat sie noch verlangt.
7. Geschäftskonto leeren und schließen.
8. Meldung für das Schlussjahr zur Frist im Folgejahr einreichen.
9. Zuletzt das Steuerkonto zur EIN schriftlich beim IRS schließen.

Was zum Bundesstaat gehört und was zum Bund

Die Tabelle macht das Kernproblem sichtbar: Vier der acht Zeilen sind nach der Eintragung der Auflösung noch offen. Wer die Liste nicht abarbeitet, hat eine Gesellschaft geschlossen und eine Baustelle behalten.

Die letzte Zeile nennen wir nur zur Orientierung. Ob und in welcher Form eine Meldung bei FinCEN einschlägig ist, hängt von der jeweils geltenden Rechtslage und Ihrem Sachverhalt ab und ist nicht Teil unseres Umfangs.

Wenn Sie das Schlussjahr abgeben wollen

Wir erstellen die Meldung für das Schlussjahr wie jede andere: Formular 5472 mit Pro-forma Form 1120, Einreichung beim IRS, Übermittlungsbestätigung als PDF. Was wir brauchen, sind die Auszüge des Schlussjahres, der Betrag der Auflösungsausschüttung und die Liste der privat bezahlten Gebühren.

Der Preis ist derselbe wie sonst: 150 EUR bei 7 Werktagen Bearbeitung, mit Priorität 250 EUR und 2 Werktagen. Offene Vorjahre rechnen wir je Steuerjahr ab, zum gleichen Satz.

Schreiben Sie uns vorher kurz, welche Jahre betroffen sind und wann die Auflösung eingetragen wurde oder werden soll. Daraus ergibt sich die Reihenfolge, und wir sagen Ihnen, ob der Fall in unseren Umfang passt oder vorher eine Beratung braucht.

Was wir nicht leisten: Steuer- oder Rechtsberatung, Vertretung gegenüber dem IRS, die Auflösung beim Bundesstaat und das Schreiben zur Schließung des Steuerkontos. Für die beiden letzten Punkte finden Sie in dieser Anleitung, was Sie brauchen.